Microsoft Wordのコメントシステムは、プログラムへの非常に便利な追加機能です。 これを使用して、実行する必要があるものを追跡したり、参照や追加情報を追加したり、別の編集者やチームメンバーに渡される前にドキュメントを準備したりできます。
コメントは編集プロセスで役立ちますが、Word文書を配布するときにはコメントを含めないでください。 たとえば、クライアントや本の出版社は通常これらのコメントを必要としないため、ドキュメントにコメントを残しておくと、プロフェッショナルではないように見える場合があります。 少なくとも、コメントを削除し、後でWordドキュメントを再送信または公開する必要がある場合があります。
Wordでコメントを使用するのがこれが初めての場合、コメントを付けずにドキュメントを保存するとなると困ることがあります。
このガイドでは、ドキュメントを配布する前にコメントやその他のメタデータをドキュメントから削除する手順を説明します。
Wordには、Wordドキュメントから不要なデータを削除するために使用できるDocument Inspectorというツールが付属しています。 このツールは、次のコンテンツをクリーンアップできます。
- コメント、改訂、およびバージョン。
- ドキュメントのプロパティと個人情報。
- タスクペインアドイン。
- 埋め込みドキュメント。
- マクロ、フォーム、およびActiveXコントロール。
- インク注釈。
- 折りたたまれた見出し。
- ヘッダー、フッター、透かし。
- 目に見えないコンテンツ。
- 非表示のテキスト。
[ファイル]> [ドキュメントの検査]を選択して開始します。 [ドキュメントの検査]の横にある[問題の確認]リンクをクリックし、コンテキストメニューから[ドキュメントの検査]オプションを選択する必要があります。
これにより、ドキュメントインスペクターウィンドウが起動します。 ツールがアクティブなドキュメントをチェックする可能性のあるコンテンツは、そのページにリストされています。
さまざまなコンテンツタイプのすべてまたは一部のみを選択できます。 ドキュメントから何かが削除される前に、レビュー画面が表示されることに注意してください。
このページで選択を行ったら、検査ボタンを選択します。
検査に時間がかかりすぎないようにしてください。 時間は、ドキュメントのサイズ、選択範囲、およびドキュメントの内容によって異なります。
ドキュメント検査は、スキャン後に検出結果を表示します。 見つかったコンテンツを強調表示し、それに関する追加情報もリストします。
ドキュメントから削除するコンテンツの横にある「すべて削除」ボタンを押します。 後でドキュメントを再検査するか、閉じるボタンを押してプロセスを完了できます。
完了したら、処理したドキュメントをローカルシステムに保存、印刷、または共有できます。